1. Synthèse
L'entreprise consacre environ 31 heures par semaine à des tâches répétitives à faible valeur ajoutée : réponses aux e-mails des clients, ressaisie des commandes, suivi des livraisons, relances et fiches produits.
Nous avons évalué 9 scénarios. 3 sont prioritaires : ensemble, ils permettraient de récupérer environ 16 heures par semaine, pour un investissement initial de 6 700 € HT, amorti en un peu plus de 5 mois.
31 hpar semaine de tâches répétitives identifiées
16 hrécupérables avec les 3 scénarios prioritaires
6,7 k€investissement initial estimé (HT)
≈ 5 moisretour sur investissement estimé
2. Ce que nous avons analysé
- 2 visios : direction (1 h), puis équipe commerciale et administrative (1 h 30).
- Un échantillon anonymisé de 120 e-mails reçus sur 2 semaines.
- Les outils en place : Outlook, Excel (suivi des commandes), logiciel de gestion commerciale, site vitrine avec formulaire de contact.
Répartition du temps sur les tâches répétitives
| Tâche | Qui | Temps / semaine | Potentiel IA |
|---|---|---|---|
| Réponses e-mails clients (prix, disponibilités, délais) | Commercial | 9 h | Élevé |
| Ressaisie des commandes reçues en PDF | ADV | 7 h | Élevé |
| Questions « où en est ma commande ? » et suivi des livraisons | ADV | 5 h | Élevé |
| Relances (paiements, devis en attente) | ADV / Commercial | 4 h | Moyen |
| Fiches produits, catalogue, réseaux sociaux | Marketing | 4 h | Moyen |
| Reporting mensuel des ventes | Direction | 2 h | Moyen |
3. Scénarios évalués
| # | Scénario | Gain estimé | Coût initial | Difficulté | Priorité |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Assistant de réponse aux e-mails clients | 6 h/sem. | 2 400 € | Faible | P1 |
| 2 | Lecture automatique des bons de commande | 5,5 h/sem. | 2 900 € | Moyenne | P1 |
| 3 | Suivi de commande et notifications de livraison automatiques | 4,5 h/sem. | 1 400 € | Faible | P1 |
| 4 | Relances automatiques (paiements, devis) | 3 h/sem. | 990 € | Faible | P2 |
| 5 | Génération des fiches produits du catalogue | 2,5 h/sem. | 990 € | Faible | P2 |
| 6 | Reporting des ventes automatisé | 1,5 h/sem. | 1 200 € | Moyenne | P2 |
| 7 | Assistant interne sur les procédures et fiches techniques | 1 h/sem. | 1 900 € | Moyenne | P3 |
| 8 | Chatbot sur le site pour les clients | 1 h/sem. | 1 500 € | Faible | P3 |
| 9 | Prévision des ventes par IA | Non chiffrable aujourd'hui | — | Élevée | Pas maintenant |
Le scénario 9 est écarté pour l'instant : l'historique de ventes disponible (2 ans, sous Excel) est insuffisant pour une prévision fiable. À reconsidérer après la mise en place du reporting (scénario 6).
4. Détail des 3 scénarios prioritaires
Scénario 1 · Assistant de réponse aux e-mails clients
P1- Aujourd'hui
- Chaque demande client (tarifs, disponibilités, délais de livraison) est lue et traitée à la main, en vérifiant les stocks dans le logiciel. Délai moyen de réponse : 2 jours.
- Avec l'IA
- Dans Outlook, l'agent classe chaque e-mail, identifie la demande et rédige une réponse à partir des tarifs et stocks à jour. Le commercial relit et envoie en un clic : rien ne part sans validation humaine.
- Gain
- ≈ 6 h/semaine, et des réponses dans la journée.
- Coût
- 2 400 € HT de mise en place, plus environ 60 €/mois (hébergement et IA).
- Données / RGPD
- Hébergement en France, fournisseur d'IA sans réutilisation des données pour l'entraînement, conservation limitée à 12 mois.
Scénario 2 · Lecture automatique des bons de commande
P1- Aujourd'hui
- Environ 25 commandes par semaine arrivent en PDF ou dans le corps de l'e-mail. Elles sont ressaisies dans Excel puis dans le logiciel de gestion, avec 2 à 3 erreurs par mois.
- Avec l'IA
- L'agent extrait le client, les références, les quantités et l'adresse de livraison, contrôle les prix, puis prépare la commande. Toute anomalie (référence inconnue, prix différent) est signalée.
- Gain
- ≈ 5,5 h/semaine, et moins d'erreurs de saisie.
- Coût
- 2 900 € HT, plus environ 50 €/mois.
- Point d'attention
- L'import automatique dépend des possibilités du logiciel de gestion. En solution de repli, un fichier d'import est généré.
Scénario 3 · Suivi de commande et notifications de livraison
P1- Aujourd'hui
- Les clients appellent ou écrivent pour savoir où en est leur commande. Il faut chercher l'information dans le logiciel et chez le transporteur, puis répondre.
- Avec l'IA
- Le client reçoit automatiquement un e-mail à chaque étape (commande validée, expédiée, livrée), avec le lien de suivi. Les questions sur une commande reçoivent une réponse immédiate à partir des données du logiciel.
- Gain
- ≈ 4,5 h/semaine, et moins d'appels entrants.
- Coût
- 1 400 € HT, plus environ 30 €/mois.
5. Feuille de route proposée
Mois 1Scénario 3 (suivi de commande), le plus rapide à mettre en place : premiers gains visibles en 2 semaines.
Mois 2 – 3Scénarios 1 et 2 (e-mails clients, commandes) : les plus gros gains de temps.
Mois 4 – 6Scénarios 4 à 6 (relances, fiches produits, reporting), puis bilan des gains mesurés.
6. Points de vigilance
- Validation humaine conservée sur tout ce qui part chez un client (e-mails, commandes).
- RGPD : mise à jour du registre des traitements, information des clients sur les e-mails automatiques et le formulaire de contact.
- AI Act : aucun des scénarios n'entre dans les catégories à haut risque. Il suffit d'informer les clients lorsqu'ils échangent avec un assistant automatisé.
- Formation : une demi-journée pour l'équipe, afin qu'elle sache utiliser et contrôler les outils.
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